Case Rumos Education: +98% adopcji w komunikacji wewnętrznej z Microsoft Teams i Digital Signage
Wyobraź sobie zarządzanie ponad 550 pracownikami rozproszonymi po odległych oddziałach, bez chaosu zgubionych e-maili czy fragmentowanych czatów. Codziennie ważne wiadomości ulatniają się, zespoły czują się odizolowane, a czas marnuje się na nieskończone poszukiwania informacji. Oto jak zrobiła to Rumos Education: integrując Communicator w Microsoft Teams, przekształcili wyzwanie w szansę na płynną, inkluzywną i mierzalną komunikację. Z +98% adopcją w ciągu kilku tygodni udowadniają, że proste narzędzie może zjednoczyć hybrydową organizację – a może i Twoją.
Wyzwanie: Poprawa komunikacji wewnętrznej w grupie z rozproszonymi zespołami
Rozproszenie geograficzne i różnorodność funkcji tworzyły znaczące wyzwanie: utrzymanie skutecznej, zwinnej i spójnej komunikacji wewnętrznej między zespołami hybrydowymi i stacjonarnymi.
E-mail, czat i media społecznościowe były powszechnie używane, ale okazywały się niewystarczające do promowania ciągłej współpracy i poczucia przynależności.
Rumos poszukiwał zintegrowanego narzędzia do komunikacji wewnętrznej, które uprościłoby udostępnianie treści i wzmocniło więzi między zespołami w różnych lokalizacjach.
“Komunikacja wewnętrzna jest dla nas wyzwaniem, z ogromnym potencjałem poprawy. Chcieliśmy prostego i szybkiego narzędzia do udostępniania treści i ważnych informacji całemu zespołowi.”
- Luís Monteiro, Head of Communication i Marketing w Rumos
Typowe wyzwania w portugalskich firmach
W Portugalii, gdzie tkanka przedsiębiorcza jest zdominowana przez MŚP i rosnącą adopcją hybrydowych modeli pracy (ponad 60% firm wdraża częściowy telepracę, według raportu CIP 2024), wyzwania w komunikacji wewnętrznej są szczególnie dotkliwe. Rozproszenie geograficzne – pomyśl o oddziałach w Porto, Lizbonie i Algarve – pogłębia problem: zespoły zdalne czują się izolowane, a informacje płyną w sposób fragmentowany, prowadząc do utraty produktywności szacowanej na 20-30% (dane z badania McKinsey na temat pracy zdalnej w Europie).
Jedną z największych przeszkód jest przeciążenie cyfrowe: e-maile zalewają skrzynki odbiorcze (średnio 120 dziennie w Portugalii, wg Eurostat 2023), podczas gdy czaty i narzędzia takie jak Slack czy Microsoft Teams tworzą „silosy” rozmów, gdzie ważne wiadomości giną. W portugalskich firmach 45% liderów HR zgłasza niską adherencję do kanałów wewnętrznych, co skutkuje niższym zaangażowaniem i słabą kulturą organizacyjną – zwłaszcza w sektorach edukacji i usług, gdzie działa Rumos.
Innym krytycznym aspektem jest brak segmentacji: ogólne treści nie docierają do tych, którzy ich potrzebują, prowadząc do „zmęczenia informacyjnego”, które wpływa na dobrostan (72% portugalskich pracowników odczuwa overload, wg Deloitte). A w hybrydowych scenariuszach po pandemii, inkluzja zespołów stacjonarnych vs. zdalnych tworzy nierówności: 55% portugalskich MŚP zmaga się z tym, wg ankiety AEP.
Według INE, w ostatnich trzech miesiącach 2024 roku 23,7% portugalskich pracowników pracowało zdalnie zawsze, a 37,9% w trybie hybrydowym – łącznie ponad 61% z jakąś formą telepracy.
Te wyzwania nie są nieuniknione. Jak zobaczymy w przypadku Rumos, zintegrowane rozwiązania jak Communicator w Teams mogą centralizować przepływy, segmentować wiadomości i zwiększać adherencję – przekształcając chaos w spójną współpracę. Wyobraź sobie zastosowanie tego w Twojej firmie: mniej e-maili, więcej skupienia i bardziej zjednoczone zespoły.
A co jeśli zastosujesz to w swoim zespole? Rumos pokazała, że to możliwe...
Rozwiązanie: Communicator zintegrowany z Teams
Już klientem Amplitude Net, Rumos wybrał Communicator dla Microsoft Teams – aplikację, która przekształca Microsoft Teams w nowoczesną platformę komunikacji wewnętrznej, centralizując treści, wiadomości i kampanie bezpośrednio w cyfrowym środowisku pracy (digital workplace).
Pod nazwą INFO EDU, uruchomiony 22 maja 2024 roku z 190 początkowymi użytkownikami, projekt został szybko rozszerzony na ponad 550 użytkowników. Rozwiązanie obejmuje teraz całą strukturę Rumos Education, w tym personel, zespoły zarządzające i trenerów.
“Fakt, że to rozwiązanie jest zintegrowane z Microsoft Teams, bardzo pomógł w decyzji. To jedno z naszych głównych narzędzi pracy.”
- Luís Monteiro, Head of Communication i Marketing w Rumos
Wdrażanie: Scentralizowana komunikacja i współpraca między działami
Zarządzanie Communicatorem jest współdzielone między Działem Komunikacji i Marketingu a Zespołem Zasobów Ludzkich.
Każda z czterech marek Rumos Education ma własne kanały, zapewniając segmentację i relewantność treści.
Publikowane treści obejmują:
- Treści instytucjonalne Sub Holding Rumos Education
- Wiadomości z każdej szkoły
- Urodziny i rocznice
- Wiadomości, sport i kultura korporacyjna
Funkcja spersonalizowanych powiadomień pomaga utrzymać zainteresowanie i zapewnić, że informacje dotrą do wszystkich pracowników w odpowiednim czasie.
“Staramy się udostępniać niektóre informacje wyłącznie i jako pierwsze. Powiadomienia pomagają nam utrzymywać zespoły poinformowane i zaangażowane.”
- Luís Monteiro, Head of Communication i Marketing w Rumos
Wyniki: +98% adopcji i silne zaangażowanie
Kluczowe metryki
Sukces był natychmiastowy: ponad 98% pracowników uzyskało dostęp do Communicatora, podczas gdy udział w quizach przekracza 50%. Te liczby odzwierciedlają znaczący wzrost zaangażowania wewnętrznego, z zrównoważonym wzrostem konsumpcji treści. Platforma nie tylko scentralizowała informacje, ale napędziła realne interakcje, przekształcając Microsoft Teams w żywy hub komunikacji – metryki potwierdzające szybki ROI dla hybrydowych zespołów jak w Rumos.
Wyniki pokazują znaczący wzrost interakcji i konsumpcji informacji wewnętrznych, stopniowo zastępując e-mail jako główny kanał komunikacji.
“Zauważamy, że coraz większy udział w quizach i że dostęp do niektórych wiadomości odbywa się przez platformę. Komunikacja stała się bardziej demokratyczna i płynna.”
- Luís Monteiro, Head of Communication i Marketing w Rumos
Teraz wyobraź sobie wpływ na wyniki: +98% adherencji zmieniło wszystko.
Główne korzyści dla Rumos
- Centralizacja komunikacji wewnętrznej w Microsoft Teams
- Większe zaangażowanie i udział pracowników
- Segmentacja treści według marki i funkcji
- Większe zainteresowanie dzięki quizom
- Redukcja rozproszenia informacji między kanałami
- Natywna integracja w już używanym środowisku cyfrowym organizacji
- Dostęp do niektórych wiadomości odbywa się coraz częściej poprzez tę platformę zamiast wysyłania e-mailem
Rozwiązanie uprościło proces komunikacji i ugruntowało Communicator jako oficjalny kanał informacji wewnętrznej w Rumos Education.
A jak Rumos Education myśli o ewolucji?
Przyszłość: Rozwój komunikacji cyfrowej
Po pozytywnych wynikach Rumos rozważa rozszerzenie rozwiązania na nowe grupy odbiorców, w tym uczniów swoich szkół.
Celem jest wzmocnienie kultury organizacyjnej, promowanie przejrzystości i kontynuacja rozwoju bliższej, bardziej inkluzywnej i cyfrowej komunikacji.
O Rumos Education
Rumos Education, założona w 1992 roku, to portugalska instytucja z około 32 latami doświadczenia w nauczaniu zawodowym. Jest obecna w 9 miastach krajowych, z 12 ośrodkami edukacyjnymi, działając poprzez cztery szkoły zawodowe: Profitecla, Profissional de Braga, Ruiz Costa i Digital. Rok po roku przyjmuje ponad 3000 uczniów rocznie na kursy zawodowe i CEF, wspierana przez zespół około 550 wyspecjalizowanych pracowników. Jej misja koncentruje się na zróżnicowanym szkoleniu skoncentrowanym na uczniu, łączącym komponent techniczny, certyfikację zawodową i powiązanie z rzeczywistym rynkiem pracy.
Wniosek: Zintegrowana i skuteczna komunikacja wewnętrzna
Przypadek Rumos Education pokazuje, jak narzędzie komunikacji wewnętrznej zintegrowane z Microsoft Teams może przekształcić kulturę i przepływy informacji w organizacji. Dzięki Communicator dla Microsoft Teams od Amplitude Net, Rumos udało się zdemokratyzować dostęp do informacji, zwiększyć zaangażowanie zespołów i stworzyć ujednolicony, zwinny i partycypacyjny kanał. Więcej niż narzędzie, Communicator stał się cyfrowym łącznikiem, który łączy ludzi, zespoły i wiedzę – w organizacji, która codziennie żyje i uczy technologii.
Wciąż masz wątpliwości? Oto szybkie odpowiedzi oparte na rzeczywistym case study.
Często zadawane pytania dotyczące komunikacji wewnętrznej w Teams (Case Study Rumos)
Jak Rumos poprawiła komunikację wewnętrzną w wielu lokalizacjach?
Rumos zintegrowała Communicator z Microsoft Teams, aby segmentować treści według oddziałów i marek, osiągając +98% adopcji wśród 550 pracowników.
“Komunikacja stała się bardziej demokratyczna i płynna.”
- Luís Monteiro, Head of Communication i Marketing w Rumos
Jakie są główne korzyści dla rozproszonych zespołów?
Centralizacja treści, spersonalizowane powiadomienia i interaktywne quizy zwiększyły zaangażowanie o +50%. Zmniejszyło to liczbę e-maili, promując współpracę bez rozproszenia – idealne dla hybrydowych firm w Portugalii.
Ile czasu zajmuje wdrożenie rozwiązania jak Communicator?
W Rumos Education wdrożenie zajęło kilka tygodni, z bezproblemową integracją w Microsoft Teams i minimalnym szkoleniem. ROI jest szybki: +98% adopcji i większe uczestnictwo w treściach wewnętrznych od uruchomienia w maju 2024.
Czy to rozwiązanie można zastosować w innych sektorach w Portugalii?
Tak, jest dostosowane do MŚP i dużych firm w edukacji (jak Rumos), energetyce (REN) czy retailu. Skupia się na segmentacji zdalnej, redukcji silosów i wzmacnianiu kultury organizacyjnej – skontaktuj się z nami po spersonalizowaną demonstrację.
Jakie są korzyści z wdrożenia Communicatora dla firmy i pracowników?
Dla firmy Communicator centralizuje komunikację w Microsoft Teams, stopniowo zastępując e-mail jako główny kanał i przyspieszając ROI z +98% szybką adopcją, jak w Rumos – większą efektywnością i wyrównaniem organizacyjnym. Dla pracowników oferuje spersonalizowane treści, interaktywne quizy (+50% uczestnictwa) i relewantne powiadomienia, promując inkluzję, zaangażowanie i poczucie przynależności w hybrydowych zespołach, bez fragmentacji wielu kanałów.