Caso Rumos Education: +98% di Adozione nella Comunicazione Interna con Microsoft Teams e Digital Signage
Immagina di gestire più di 550 collaboratori distribuiti in filiali remote, senza il caos di email perse o chat frammentate. Ogni giorno, notizie importanti svaniscono, i team si sentono disconnessi e il tempo viene sprecato in ricerche infinite di informazioni. Ecco come ha fatto Rumos Education: integrando il Communicator in Microsoft Teams, hanno trasformato la sfida in un'opportunità di comunicazione fluida, inclusiva e misurabile. Con +98% di adozione in poche settimane, dimostrano che uno strumento semplice può unire un'organizzazione ibrida – e forse anche la tua.
Sfida: Migliorare la Comunicazione Interna in un Gruppo con Team Distribuiti
La dispersione geografica e la diversità di funzioni creavano una sfida significativa: mantenere una comunicazione interna efficace, agile e coerente tra team ibridi e in presenza.
L'email, il chat e i social network erano ampiamente utilizzati, ma si rivelavano insufficienti per promuovere la collaborazione continua e il senso di appartenenza.
Rumos cercava uno strumento di comunicazione interna integrato che semplificasse la condivisione di contenuti e rafforzasse il legame tra team in diverse sedi.
“La comunicazione interna è per noi una sfida, con un'enorme opportunità di miglioramento. Volevamo uno strumento semplice e rapido per condividere contenuti e informazioni importanti con tutto il team.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing di Rumos
Sfide Comuni nelle Aziende Portoghesi
In Portogallo, dove il tessuto imprenditoriale è dominato da PMI e una crescente adozione di modelli di lavoro ibridi (con oltre il 60% delle aziende che implementa telelavoro parziale, secondo il rapporto CIP 2024), le sfide nella comunicazione interna sono particolarmente acute. La dispersione geografica – pensa a filiali a Porto, Lisbona e Algarve – aggrava il problema: i team remoti si sentono isolati e le informazioni fluiscono in modo frammentato, portando a una perdita di produttività stimata tra il 20-30% (dati dello studio McKinsey sul lavoro remoto in Europa).
Uno dei maggiori ostacoli è il sovraccarico digitale: le email inondano le caselle di posta (media di 120 al giorno in Portogallo, secondo Eurostat 2023), mentre chat e strumenti come Slack o Microsoft Teams creano "silos" di conversazione dove le notizie importanti si perdono. Nelle aziende portoghesi, il 45% dei leader HR riporta bassa adesione ai canali interni, risultando in minore engagement e cultura organizzativa debole – specialmente nei settori dell'istruzione e dei servizi, dove opera Rumos.
Un altro aspetto critico è la mancanza di segmentazione: contenuti generici non raggiungono chi ne ha bisogno, portando a una "fatica informativa" che influisce sul benessere (il 72% dei lavoratori portoghesi sente overload, secondo Deloitte). E in scenari ibridi post-pandemia, l'inclusione di team in presenza vs. remoti crea disuguaglianze: il 55% delle PMI portoghesi lotta con questo, secondo l'inchiesta AEP.
Secondo l'INE, negli ultimi tre mesi del 2024, il 23,7% dei lavoratori portoghesi ha fatto telelavoro sempre e il 37,9% in regime ibrido – totalizzando oltre il 61% con qualche forma di telelavoro.
Queste sfide non sono inevitabili. Come vedremo nel caso Rumos, soluzioni integrate come Communicator in Teams possono centralizzare i flussi, segmentare i messaggi e spingere l'adesione – trasformando il caos in collaborazione coesa. Immagina di applicarlo nella tua azienda: meno email, più focus e team più uniti.
E se lo applicassi al tuo team? Rumos ha dimostrato che è possibile...
La Soluzione: Communicator integrato in Teams
Già cliente di Amplitude Net, Rumos ha scelto il Communicator per Microsoft Teams – un'applicazione che trasforma Microsoft Teams in una piattaforma di comunicazione interna moderna, centralizzando contenuti, notizie e campagne direttamente nell'ambiente di lavoro digitale (digital workplace).
Sotto il nome INFO EDU, lanciato il 22 maggio 2024 con 190 utenti iniziali, il progetto è stato rapidamente esteso a oltre 550 utenti. La soluzione ora copre l'intera struttura di Rumos Education, inclusi staff, team di gestione e formatori.
“Il fatto che questa soluzione sia integrata in Microsoft Teams ha aiutato molto nella decisione. È uno dei nostri principali strumenti di lavoro.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing di Rumos
Implementazione: Comunicazione Centralizzata e Collaborazione tra Dipartimenti
La gestione del Communicator è condivisa tra il Dipartimento di Comunicazione e Marketing e il Team Risorse Umane.
Ciascuno dei quattro marchi di Rumos Education dispone di canali propri, garantendo segmentazione e rilevanza dei contenuti.
I contenuti pubblicati includono:
- Contenuti istituzionali della Sub Holding Rumos Education
- Notizie di ciascuna scuola
- Compleanni e ricorrenze
- Notizie, sport e cultura aziendale
La funzionalità di notifiche personalizzate aiuta a mantenere l'interesse e a garantire che le informazioni arrivino a tutti i collaboratori in modo tempestivo.
“Cerchiamo di divulgare alcune informazioni in esclusiva e in anteprima. Le notifiche ci aiutano a mantenere i team informati e coinvolti.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing di Rumos
Risultati: +98% di Adozione e Forte Coinvolgimento
Metriche Chiave
Il successo è stato immediato: oltre il 98% dei collaboratori ha accesso al Communicator, mentre la partecipazione ai quiz supera il 50%. Questi numeri riflettono un aumento significativo nell'engagement interno, con il consumo di contenuti che cresce in modo sostenibile. La piattaforma non solo ha centralizzato le informazioni, ma ha spinto interazioni reali, trasformando Microsoft Teams in un hub vivo di comunicazione – metriche che dimostrano un ROI rapido per team ibridi come quello di Rumos.
I risultati mostrano un aumento significativo nell'interazione e nel consumo di informazioni interne, sostituendo progressivamente l'email come canale principale di comunicazione.
“Notiamo che c'è sempre maggiore partecipazione ai quiz e che l'accesso ad alcune notizie avviene tramite la piattaforma. La comunicazione è diventata più democratica e fluida.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing di Rumos
Ora, immagina l'impatto sui risultati: +98% di adesione ha cambiato tutto.
Principali Vantaggi per Rumos
- Centralizzazione della Comunicazione Interna in Microsoft Teams
- Maggiore coinvolgimento e partecipazione dei collaboratori
- Segmentazione dei contenuti per marca e funzione
- Maggiore interesse attraverso i quiz
- Riduzione della dispersione delle informazioni tra i canali
- Integrazione nativa nell’ambiente digitale già utilizzato dall’organizzazione
- Accesso ad alcune notizie avviene sempre più tramite questa piattaforma invece dell’invio via e-mail
La soluzione ha semplificato il processo di comunicazione e consolidato il Communicator come canale ufficiale di informazione interna di Rumos Education.
E come sta pensando Rumos Education all’evoluzione?
Futuro: Espansione della Comunicazione Digitale
Dopo i risultati positivi, Rumos sta valutando l’estensione della soluzione a nuovi pubblici, inclusi gli studenti delle sue scuole.
L’obiettivo è rafforzare la cultura organizzativa, promuovere la trasparenza e continuare a sviluppare una comunicazione più vicina, inclusiva e digitale.
Su Rumos Education
Rumos Education, fondata nel 1992, è un’istituzione portoghese con circa 32 anni di esperienza nell’istruzione professionale. È presente in 9 città nazionali, con 12 poli scolastici, operando attraverso quattro scuole professionali: Profitecla, Profissional de Braga, Ruiz Costa e Digital. Anno dopo anno accoglie più di 3000 studenti/anno in corsi professionali e CEF, supportata da un team di circa 550 collaboratori specializzati. La sua missione si concentra su una formazione differenziata, centrata sullo studente, che combina componente tecnica, certificazione professionale e collegamento al reale mercato del lavoro.
Conclusione: Comunicazione Interna Integrata ed Efficace
Il caso di Rumos Education mostra come uno strumento di comunicazione interna integrato in Microsoft Teams possa trasformare la cultura e i flussi di informazione all’interno di un’organizzazione. Con il Communicator per Microsoft Teams di Amplitude Net, Rumos è riuscita a democratizzare l’accesso alle informazioni, aumentare il coinvolgimento dei team e creare un canale unificato, agile e partecipativo. Più di uno strumento, il Communicator è diventato un legame digitale che collega persone, team e conoscenza – all’interno di un’organizzazione che vive e insegna tecnologia ogni giorno.
Ancora dubbi? Ecco risposte rapide basate sul case study reale.
Domande Frequenti sulla Comunicazione Interna in Teams (Case Study Rumos)
Come ha migliorato Rumos la comunicazione interna in più sedi?
Rumos ha integrato il Communicator in Microsoft Teams per segmentare i contenuti per filiale e marca, raggiungendo +98% di adozione tra 550 collaboratori.
“La comunicazione è diventata più democratica e fluida.”
- Luís Monteiro, Head of Communication e Marketing di Rumos
Quali sono i principali vantaggi per i team distribuiti?
Centralizzazione dei contenuti, notifiche personalizzate e quiz interattivi hanno aumentato l’engagement di +50%. Ha ridotto le e-mail, promuovendo collaborazione senza dispersione, ideale per aziende ibride in Portogallo.
Quanto tempo ci vuole per implementare una soluzione come il Communicator?
Presso Rumos Education, l’implementazione ha richiesto poche settimane, con integrazione seamless in Microsoft Teams e formazione minima. Il ROI è rapido: +98% adozione e maggiore partecipazione ai contenuti interni dal lancio a maggio 2024.
Questa soluzione può essere applicata ad altri settori in Portogallo?
Sì, è adattabile a PMI e grandi aziende in istruzione (come Rumos), energia (REN) o retail. Si concentra sulla segmentazione remota, riduce i silos e rafforza la cultura organizzativa – contattaci per una demo personalizzata.
Quali sono i vantaggi dell’implementazione di un Communicator per l’azienda e per i collaboratori?
Per l’azienda, il Communicator centralizza la comunicazione in Microsoft Teams, sostituendo progressivamente l’e-mail come canale principale e aumentando il ROI con +98% di adozione rapida, come in Rumos – maggiore efficienza e allineamento organizzativo. Per i collaboratori, offre contenuti personalizzati, quiz interattivi (+50% partecipazione) e notifiche rilevanti, favorendo inclusione, engagement e senso di appartenenza in team ibridi, senza la frammentazione di più canali.