Rumos Education Fall: +98 % Adoption in der internen Kommunikation mit Microsoft Teams und Digital Signage
Stellen Sie sich vor, Sie managen mehr als 550 Mitarbeiter, die über entfernte Niederlassungen verteilt sind, ohne das Chaos verlorener E-Mails oder fragmentierter Chats. Täglich verdampfen wichtige Nachrichten, Teams fühlen sich getrennt und Zeit wird in endlosen Suchen nach Informationen verschwendet. So hat es Rumos Education gemacht: Durch die Integration des Communicator in Microsoft Teams verwandelten sie die Herausforderung in eine Gelegenheit für fließende, inklusive und messbare Kommunikation. Mit +98 % Adoption in wenigen Wochen beweisen sie, dass ein einfaches Tool eine hybride Organisation vereinen kann – und vielleicht auch Ihre.
Herausforderung: Verbesserung der internen Kommunikation in einem Konzern mit verteilten Teams
Die geografische Verteilung und die Vielfalt der Funktionen stellten eine erhebliche Herausforderung dar: eine effektive, agile und kohärente interne Kommunikation zwischen hybriden und vor Ort arbeitenden Teams aufrechtzuerhalten.
E-Mail, Chat und soziale Netzwerke wurden weit verbreitet genutzt, erwiesen sich jedoch als unzureichend, um kontinuierliche Zusammenarbeit und Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.
Rumos suchte nach einem integrierten Tool für interne Kommunikation, das die Inhaltsfreigabe vereinfacht und die Verbindung zwischen Teams an verschiedenen Standorten stärkt.
“Die interne Kommunikation ist für uns eine Herausforderung mit enormem Verbesserungspotenzial. Wir wollten ein einfaches und schnelles Tool, um Inhalte und wichtige Informationen mit dem gesamten Team zu teilen.”
- Luís Monteiro, Head of Communication und Marketing bei Rumos
Häufige Herausforderungen in portugiesischen Unternehmen
In Portugal, wo das Unternehmensgefüge von KMU dominiert wird und eine wachsende Einführung hybrider Arbeitsmodelle stattfindet (über 60 % der Unternehmen setzen Teilzeit-Telework um, laut CIP-Bericht 2024), sind die Herausforderungen der internen Kommunikation besonders akut. Die geografische Verteilung – denken Sie an Niederlassungen in Porto, Lissabon und Algarve – verschärft das Problem: Remote-Teams fühlen sich isoliert, und Informationen fließen fragmentiert, was zu einem Produktivitätsverlust von geschätzten 20–30 % führt (Daten aus der McKinsey-Studie zu Remote-Arbeit in Europa).
Eines der größten Hindernisse ist die digitale Überlastung: E-Mails überfluten Posteingänge (Durchschnitt 120 pro Tag in Portugal, laut Eurostat 2023), während Chats und Tools wie Slack oder Microsoft Teams „Silos“ von Gesprächen schaffen, in denen wichtige Nachrichten verloren gehen. In portugiesischen Unternehmen berichten 45 % der HR-Leiter von geringer Nutzung interner Kanäle, was zu niedrigerem Engagement und schwacher Organisationskultur führt – besonders in Sektoren wie Bildung und Dienstleistungen, in denen Rumos tätig ist.
Ein weiterer kritischer Aspekt ist das Fehlen von Segmentierung: Generische Inhalte erreichen nicht die Richtigen, was zu „Informationsmüdigkeit“ führt, die das Wohlbefinden beeinträchtigt (72 % der portugiesischen Arbeitnehmer fühlen sich überlastet, laut Deloitte-Berater). Und in hybriden Szenarien nach der Pandemie entstehen Ungleichheiten zwischen Präsenz- und Remote-Teams: 55 % der portugiesischen KMU kämpfen damit, laut AEP-Umfrage.
Laut INE haben in den letzten drei Monaten 2024 23,7 % der portugiesischen Arbeitnehmer immer Telearbeit geleistet und 37,9 % im Hybridmodus – insgesamt über 61 % mit irgendeiner Form von Telearbeit.
Diese Herausforderungen sind nicht unvermeidbar. Wie wir im Rumos-Fall sehen werden, können integrierte Lösungen wie der Communicator in Teams Ströme zentralisieren, Nachrichten segmentieren und die Nutzung fördern – das Chaos in kohärente Zusammenarbeit verwandeln. Stellen Sie sich vor, das in Ihrem Unternehmen anzuwenden: weniger E-Mails, mehr Fokus und engere Teams.
Und wenn Sie das in Ihrem Team anwenden würden? Rumos hat gezeigt, dass es möglich ist…
Die Lösung: Communicator integriert in Teams
Bereits Kunde von Amplitude Net, wählte Rumos den Communicator für Microsoft Teams – eine Anwendung, die Microsoft Teams in eine moderne Plattform für interne Kommunikation umwandelt und Inhalte, Nachrichten und Kampagnen direkt in der digitalen Arbeitsumgebung (digital workplace) zentralisiert.
Unter dem Namen INFO EDU wurde es am 22. Mai 2024 mit 190 anfänglichen Nutzern gestartet und schnell auf über 550 Nutzer erweitert. Die Lösung umfasst nun die gesamte Struktur von Rumos Education, einschließlich Mitarbeitern, Management-Teams und Trainern.
“Die Tatsache, dass diese Lösung in Microsoft Teams integriert ist, hat viel zur Entscheidung beigetragen. Es ist eines unserer wichtigsten Arbeits-Tools.”
- Luís Monteiro, Head of Communication und Marketing bei Rumos
Implementierung: Zentralisierte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
Die Verwaltung des Communicators wird zwischen der Abteilung für Kommunikation und Marketing und dem HR-Team geteilt.
Jede der vier Marken von Rumos Education verfügt über eigene Kanäle, die Segmentierung und Relevanz der Inhalte gewährleisten.
Die veröffentlichten Inhalte umfassen:
- Institutionelle Inhalte der Sub-Holding Rumos Education
- Nachrichten von jeder der Schulen
- Geburtstage und Jahrestage
- Nachrichten, Sport und Unternehmenskultur
Die Funktion personalisierter Benachrichtigungen hilft, das Interesse aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Informationen alle Mitarbeiter rechtzeitig erreichen.
“Wir versuchen, einige Informationen exklusiv und als Erstes zu verbreiten. Die Benachrichtigungen helfen uns, die Teams informiert und involviert zu halten.”
- Luís Monteiro, Head of Communication und Marketing bei Rumos
Ergebnisse: +98 % Adoption und starkes Engagement
Schlüsselmetriken
Der Erfolg war sofortig: mehr als 98 % der Mitarbeiter haben den Communicator genutzt, während die Teilnahme an Quizzes über 50 % liegt. Diese Zahlen spiegeln einen deutlichen Anstieg des internen Engagements wider, mit nachhaltig wachsendem Inhaltskonsum. Die Plattform hat nicht nur Informationen zentralisiert, sondern auch reale Interaktionen gefördert und Microsoft Teams zu einem lebendigen Kommunikations-Hub gemacht – Metriken, die einen schnellen ROI für hybride Teams wie das von Rumos beweisen.
Die Ergebnisse zeigen einen deutlichen Anstieg der Interaktion und des Konsums interner Informationen, wobei E-Mail schrittweise als Hauptkanal ersetzt wird.
“Wir bemerken, dass die Teilnahme an Quizzes immer größer wird und dass einige Nachrichten über die Plattform abgerufen werden. Die Kommunikation ist demokratischer und flüssiger geworden.”
- Luís Monteiro, Head of Communication und Marketing bei Rumos
Stellen Sie sich nun den Einfluss auf die Ergebnisse vor: +98 % Adoption hat alles verändert.
Wichtigste Vorteile für Rumos
- Zentralisierung der internen Kommunikation in Microsoft Teams
- Höheres Engagement und Beteiligung der Mitarbeiter
- Segmentierung von Inhalten nach Marke und Funktion
- Größeres Interesse durch Quizzes
- Reduzierung der Streuung von Informationen über Kanäle
- Native Integration in die bereits genutzte digitale Umgebung der Organisation
- Zugriff auf einige Nachrichten erfolgt zunehmend über diese Plattform statt per E-Mail-Versand
Die Lösung hat den Kommunikationsprozess vereinfacht und den Communicator als offiziellen Kanal für interne Informationen bei Rumos Education etabliert.
Und wie denkt Rumos Education über die Weiterentwicklung?
Zukunft: Erweiterung der digitalen Kommunikation
Nach den positiven Ergebnissen prüft Rumos die Ausweitung der Lösung auf neue Zielgruppen, einschließlich der Schüler ihrer Schulen.
Das Ziel ist es, die Unternehmenskultur zu stärken, Transparenz zu fördern und eine nähere, inklusive und digitale Kommunikation weiterzuentwickeln.
Über Rumos Education
Rumos Education, gegründet 1992, ist eine portugiesische Institution mit etwa 32 Jahren Erfahrung in der beruflichen Bildung. Sie ist in 9 nationalen Städten mit 12 Schulstandorten präsent und operiert über vier Berufsschulen: Profitecla, Profissional de Braga, Ruiz Costa und Digital. Jahr für Jahr betreut sie mehr als 3000 Schüler/Jahr in Berufskursen und CEF, gestützt auf ein Team von rund 550 spezialisierten Mitarbeitern. Ihre Mission konzentriert sich auf eine differenzierte, schülerzentrierte Ausbildung, die technische Komponenten, berufliche Zertifizierung und Verbindung zum realen Arbeitsmarkt kombiniert.
Fazit: Integrierte und effektive interne Kommunikation
Der Fall von Rumos Education zeigt, wie ein internes Kommunikationstool, integriert in Microsoft Teams, die Kultur und Informationsflüsse innerhalb einer Organisation verändern kann. Mit dem Communicator für Microsoft Teams von Amplitude Net hat Rumos den Zugang zu Informationen demokratisiert, das Team-Engagement gesteigert und einen einheitlichen, agilen und partizipativen Kanal geschaffen. Mehr als ein Tool ist der Communicator zu einem digitalen Bindeglied geworden, das Menschen, Teams und Wissen verbindet – in einer Organisation, die täglich Technologie lebt und lehrt.
Noch Zweifel? Hier sind schnelle Antworten basierend auf der realen Fallstudie.
Häufige Fragen zur internen Kommunikation in Teams (Fallstudie Rumos)
Wie hat Rumos die interne Kommunikation an mehreren Standorten verbessert?
Rumos hat den Communicator in Microsoft Teams integriert, um Inhalte nach Niederlassung und Marke zu segmentieren und +98 % Adoption unter 550 Mitarbeitern zu erreichen.
“Die Kommunikation ist demokratischer und flüssiger geworden.”
- Luís Monteiro, Head of Communication und Marketing bei Rumos
Was sind die Hauptvorteile für verteilte Teams?
Zentralisierung von Inhalten, personalisierte Benachrichtigungen und interaktive Quizzes haben das Engagement um +50 % gesteigert. Es reduziert E-Mails, fördert Zusammenarbeit ohne Streuung – ideal für hybride Unternehmen in Portugal.
Wie lange dauert die Implementierung einer Lösung wie dem Communicator?
Bei Rumos Education dauerte die Implementierung nur wenige Wochen, mit nahtloser Integration in Microsoft Teams und minimaler Schulung. Der ROI ist schnell: +98 % Adoption und höhere Beteiligung an internen Inhalten seit dem Start im Mai 2024.
Kann diese Lösung auf andere Branchen in Portugal angewendet werden?
Ja, sie ist anpassbar für KMU und große Unternehmen in Bildung (wie Rumos), Energie (REN) oder Retail. Sie fokussiert auf remote Segmentierung, reduziert Silos und stärkt die Unternehmenskultur – kontaktieren Sie uns für eine personalisierte Demo.
Welche Vorteile bietet die Implementierung eines Communicators für das Unternehmen und die Mitarbeiter?
Für das Unternehmen zentralisiert der Communicator die Kommunikation in Microsoft Teams, ersetzt schrittweise E-Mail als Hauptkanal und steigert den ROI mit +98 % schneller Adoption, wie bei Rumos – höhere Effizienz und organisatorische Ausrichtung. Für die Mitarbeiter bietet er personalisierte Inhalte, interaktive Quizzes (+50 % Beteiligung) und relevante Benachrichtigungen, fördert Inklusion, Engagement und Zugehörigkeitsgefühl in hybriden Teams, ohne die Fragmentierung mehrerer Kanäle.